Notice d'information et de consentement de Smile Partner

Bienvenue sur le site internet de SMILE PARTNER.

Le site SMILE PARTNER (le « Site Internet ») s’adresse à toute personne y accédant ou recourant à tout ou partie des services proposés par SMILE PARTNER (l’« Utilisateur »).

Les services de SMILE PARTNER présentés au sein du Site Internet ont pour objectif de faciliter la mise en relation des Utilisateurs avec des Cliniques Partenaires localisées dans l’Union européenne et d’offrir aux Utilisateurs un accompagnement dans leurs démarches administratives en vue de la réalisation de soins médicaux dans les Cliniques Partenaires (les « Services »). Les Services sont détaillés au sein des Conditions Générales d’Utilisation des services de SMILE PARTNER.

SMILE PARTNER est attachée au respect de la réglementation en matière de protection de vos données à caractère personnel. C’est pourquoi SMILE PARTNER a mis en place la présente Notice d’information et de consentement afin d’informer les personnes physiques dont elle collecte et traite les données à caractère personnel sur, notamment, les données susceptibles d’être collectées, les traitements réalisés sur ces données, les personnes ou entités auxquelles notre société les communique et les droits dont bénéficient ces personnes physiques.

Cette Notice d’information et de consentement s’inscrit dans le cadre des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (« Loi Informatique et Libertés ») et de ses textes d’application.

Les termes écrits avec une majuscule sont définis dans les Conditions Générales d’Utilisation des services de SMILE PARTNER.

1. Quelles données collectons-nous ?

Dans le cadre de notre activité et du fonctionnement de notre Site Internet, nous sommes amenés à collecter et à traiter des données à caractère personnel concernant notamment nos prospects et Utilisateurs.

Ces données comprennent notamment des informations relatives :

A l’identité, notamment le nom, le prénom ;
A la vie personnelle, notamment l’adresse postale, l’adresse de courrier électronique, les numéros de téléphone fixe et/ou portable ;
Aux données de santé ;
Des informations relatives à notre relation contractuelle notamment les commandes de prestations de services, les réclamations adressées à notre société ;
Aux enregistrements des correspondances et communications avec notre société notamment les courriers électroniques, SMS et MMS ;
Aux données de connexion sur notre Site Internet, notamment les cookies qui permettent de collecter des informations telles que le type de navigateur, les pages consultées et autres données générales de trafic ;
Ainsi que toute information qui nous est communiquée au moyen des formulaires de contact accessibles sur notre Site Internet ou, plus généralement, en communiquant avec nous.

Le cas échéant, il est précisé, au moment de la collecte des données si ces données sont nécessaires ou non au regard de la finalité concernée.

2. Sur quelles bases juridiques traitons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel, selon le cas :

Pour les besoins de l’exécution des contrats de services conclus avec nos Utilisateurs ou de mesures précontractuelles prises à leur demande ;
Aux fins de nos intérêts légitimes, tels que la prospection et l’animation, ainsi que la gestion de la relation avec nos prospects et Utilisateurs ;
Afin de respecter nos obligations légales et réglementaires et d’assurer la défense de nos droits ; et/ou
Sur la base du consentement des personnes physiques concernées.

Les données d’identification et les données de santé sont collectées et traitées par SMILE PARTNER exclusivement sur la base du consentement explicite de la personne concernée et en exécution des Conditions Générales d’Utilisation des services de SMILE PARTNER.

Dans l’hypothèse où la personne physique, dont nous traitons les données à caractère personnel s’est opposée à un tel traitement, nous sommes néanmoins susceptibles d’être autorisés à réaliser ou poursuivre ledit traitement sur l’une des autres bases juridiques susvisées.

3. A quelles fins traitons-nous vos données ?

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

La création et la gestion des « comptes Utilisateurs » de nos Utilisateurs ;
La conservation des contrats de services conclus avec nos Utilisateurs ;
La gestion des commandes de Services ;
La gestion de notre fichier Utilisateurs, la gestion et le suivi de la relation commerciale avec nos Utilisateurs ;
La constitution et la gestion de notre fichier de prospects, la prospection ;
La gestion des newsletters et autre communication de même nature ;
L’organisation, l’inscription et l’invitation à des évènements ou sondages ;
L’amélioration de la navigation et de l’expérience des utilisateurs de notre Site Internet, notamment à des fins de gestion des statistiques de mesures d’audience.

Les Services mis en œuvre par SMILE PARTNER via le Site Internet et par téléphone sont les suivants :

Un service de conseil et d’information d’ordre général ;
Un service de mise en relation avec les Cliniques Partenaires ;
Un service d’assistance et d’accompagnement administratif.

Le service de mise en relation opéré par SMILE PARTNER repose sur la création préalable de votre profil au sein de notre Système d’Information Sécurisé.

Ainsi, vous êtes informé que les données à caractère personnel vous concernant, en ce compris notamment des données d’identification et vos données de santé collectées et traitées par SMILE PARTNER dans le cadre du Site Internet et des échanges téléphoniques avec SMILE PARTNER, sont nécessaires à la fourniture de ces Services.

Vous êtes informé que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment : dans ce cas, vous ne pourrez plus bénéficier des Services proposés par SMILE PARTNER via le Site Internet de SMILE PARTNER et/ou les échanges téléphoniques avec SMILE PARTNER. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement de vos données effectué avant le retrait de votre consentement.

Sous réserve de ne pas permettre votre identification directe, vos données pourront également être exploitées dans l’objectif d’améliorer les performances et les fonctionnalités du Site Internet et des Services, et seront susceptibles de faire l’objet d’analyses et d’études statistiques dans le respect de votre anonymat.

4. Qui est responsable des traitements de vos données ?

Le responsable de traitement est la société SMILE PARTNER, société par actions simplifiée au capital de 8 000 euros, dont le siège social est situé 6 rue des Fours à Chaux, 49000 ANGERS (FRANCE), immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de ANGERS sous le numéro 495 222 077.

A ce titre, SMILE PARTNER a procédé à l’inscription des traitements qu’elle met en œuvre sur le registre de ses activités de traitement.

5. A qui communiquons-nous vos données ?

Nous communiquons ou sommes susceptibles de communiquer les données collectées aux personnes ou entités suivantes :

Aux membres du personnel spécifiquement habilités de SMILE PARTNER et des prestataires techniques de SMILE PARTNER dans le strict respect de leurs missions ;
Aux administrateurs strictement habilités de l’hébergeur (visé à l’Article 8) agréé ou certifié HDS de données de santé, au sens de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique, dans la limite de leurs attributions respectives ;
Aux personnes habilitées au titre des tiers autorisés (les juridictions concernées, les arbitres, les médiateurs, les ministères concernés…) ;
Aux Cliniques et aux membres du personnel et prestataires des Cliniques, Partenaires spécifiquement habilités et dans le respect des règles relatives au secret médical et au partage des données de santé couvertes par le secret médical.

SMILE PARTNER garantit que vos données à caractère personnel ne seront transmises à aucun tiers non autorisé, sans votre accord préalable.

Nous ne transférons en dehors de l’Union européenne aucune donnée à caractère personnel collectée.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Conformément à la réglementation applicable en matière de données de santé, vous êtes informé que vos données à caractère personnel sont stockées et conservées pendant 20 ans. Ces années englobent le temps de réaliser votre traitement et également les garanties qui s’appliquent dans ce cadre. A l’issue de cette période vos données seront supprimées, à l’exception des seules données statistiques non identifiantes.

Sans préjudice de la durée susvisée, nous ne conservons les données à caractère personnel collectées que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la réglementation en vigueur et sans préjudice des obligations légales de conservation et des délais de prescription.

Notamment, les données de nos Utilisateurs sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, et pendant une durée supplémentaire de 3 ans à des fins d’animation et de prospection.

Un tableau indicatif des durées de conservation des données collectées par notre société figure en Annexe.

7. Comment assurons-nous la sécurité de vos données ?

SMILE PARTNER et ses prestataires techniques mettent en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à assurer la sécurité des données collectées et le respect des obligations lui incombant aux termes de la réglementation applicable. Notre société met notamment en œuvre des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.

Concernant les données de santé :

Vos données à caractère personnel sont hébergées chez un hébergeur agréé ou certifié HDS qui assure un hébergement sécurisé de vos données qui ont été collectées et traitées dans le cadre du Site Internet de SMILE PARTNER, conformément aux dispositions de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique (ci-après l’ « Hébergeur »).

Vous êtes informé que dans le cadre des Services et contenus existants sur le Site Internet, cet hébergement est nécessaire pour :

Garantir la conservation, l’archivage et la sécurité de vos données de santé à caractère personnel ;
Assurer le respect des exigences de confidentialité, de sécurité et de pérennité de vos données.

A ce titre, vous êtes informé que vous bénéficiez du droit de vous opposer à l’hébergement de vos données par cet Hébergeur agréé pour un motif légitime en vous adressant aux coordonnées suivantes : AZNETWORK – 40 rue Ampère – 61000 Alençon FRANCE – T.: +33 (0)2 33 32 12 47.

Vous êtes informé que SMILE PARTNER applique des garanties suffisantes au titre de la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, en particulier en termes de politique de confidentialité et de sécurité.

SMILE PARTNER et ses prestataires techniques mettent en œuvre toutes les mesures de sécurité afin de garantir la protection et la sécurité de vos données, en particulier à l’égard de l’accès non autorisé d’un tiers.

8. Quels sont vos droits sur vos données ?

Toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par nos soins dispose des droits suivants, reconnus par la réglementation applicable :

Un droit d’accès à ses données ainsi qu’aux informations relatives au traitement dont ses données font l’objet (art. 15 du RGPD ; art. 49 de la Loi Informatique et Libertés)
Un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (art. 16 du RGPD ; art. 50 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit à l’effacement de ses données (art. 17 du RGPD ; art. 51 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit à la limitation du traitement de ses données (art. 18 du RGPD ; art. 53 de la Loi informatique et Libertés) ;
Un droit à la portabilité de ses données (art. 20 du RGPD ; art. 55 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit d’opposition au traitement de ses données (art. 21 du RGPD ; art. 56 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Lorsque le traitement des données est fondé sur son consentement, le droit de retirer son consentement à tout moment (art. 7.3 du RGPD) ;
Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès (art.85 de la Loi Informatique et Libertés).

Pour exercer vos droits ou demander toute information complémentaire, vous pouvez vous adresser en fournissant une copie d’un justificatif de votre identité et selon votre choix :

Auprès de SMILE PARTNER, par courrier électronique à l’adresse : contact@smilepartner.fr ou par courrier postal à SMILE PARTNER – RGPD, 6 rue des Fours à Chaux, 49000 ANGERS (FRANCE) ;
Auprès du médecin de l’Hébergeur par courrier électronique à l’adresse : roux@aznetwork.eu

Toute personne concernée dispose par ailleurs du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) concernant le traitement de ses données à caractère personnel (www.cnil.fr/fr/plaintes).

Annexe : Tableau indicatif des durées de conservation

Finalité des traitements réalisés	Durée de conservation
Conservation des contrats conclus avec nos Utilisateurs	5 ans minimum Ou 10 ans minimum lorsque le contrat est conclu avec un consommateur par voie électronique et qu’il porte sur une somme égale ou supérieure à 120 euros
Gestion des commandes de Services Gestion des comptes Utilisateurs	10 ans minimum
Gestion du fichier Utilisateurs Gestion et suivi de la relation commerciale avec les Utilisateurs	Pendant le temps de la relation commerciale, puis pendant 3 ans maximum à compter de la fin de la relation, à des fins d’animation et de prospection commerciale, sans préjudice des obligations de conservation applicables ou des délais de prescription
Constitution et gestion d’un fichier de prospects	3 ans maximum à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect
Amélioration de la navigation et de l’expérience des Utilisateurs de notre Site Internet Statistiques de mesures d’audience	13 mois maximum
Gestion des newsletters et autre communication de même nature	Jusqu’au désabonnement de la personne concernée
L’envoi de sollicitations (emailings, appels téléphoniques, SMS, télécopies…)	3 ans maximum à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect